Từ 1/5/2011, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đây là một hình thức thanh toán mới trong giao dịch thương mại.
Vậy Hóa đơn điện tử là gì? Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử ra sao? Để sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải có đủ những điều kiện nào?
1. Khái niệm hóa đơn điện tử: Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Lợi ích của việc sử dụng hoá đơn điện tử: Sử dụng hoá đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích cho người sử dụng: giảm chi phí in, gửi, bảo quản, lưu trữ; thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh; rút ngắn thời gian thanh toán do việc lập, gửi/nhận hoá đơn được thực hiện thông qua các phương tiện điện tử; góp phần hiện đại hoá công tác quản trị doanh nghiệp.
3. Nguyên tắc sử dụng hoá đơn điện tử: Tổ chức, cá nhân lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phải thông báo cho khách hàng của mình về định dạng hoá đơn điện tử, cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử. Người bán, người mua, tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và các đơn vị có liên quan phải có thoả thuận về yêu cầu kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hoá đơn điện tử đó.
4. Điều kiện sử dụng hoá đơn điện tử: Tổ chức cá nhân muốn sử dụng hoá đơn điện tử phải có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử và phải có chữ ký điện tử; Tổ chức cá nhân tự xác định việc sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử (tự xây dựng hoặc sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp); Tổ chức cá nhân phải thông báo cho khách hàng về định dạng hoá đơn và cách thức truyền nhận hoá đơn điện tử (trực tiếp hay qua tổ chức trung gian); Tổ chức cá nhân phải ban hành Quyết định áp dụng hoá đơn điện tử và gửi Thông báo phát hành hoá đơn điện tử tới cơ quan thuế trước khi lập hoá đơn điện tử; Tổ chức cá nhân có thể lập hoá đơn trên hệ thống phần mềm của mình hoặc trên hệ thống của tổ chức trung gian, ký điện tử và chuyển cho người mua.
Để sử dụng hoá đơn điện tử, các tổ chức, cá nhân xem xét điều kiện thực tế của mình về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin; việc lưu trữ, sử dụng chứng từ điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng hoá đơn điện tử của khách hàng... để triển khai áp dụng hình thức hoá đơn điện tử.
Khuyến khích những đơn vị đang sử dụng khối lượng lớn hoá đơn giấy, những đơn vị đã thực hiện giao dịch điện tử qua ngân hàng và đã thực hiện khai thuế qua mạng internet, những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực ngân hàng, viễn thông, điện lực, hàng không...sớm triển khai áp dụng hình thức hoá đơn điện tử.
Trong quá trình thực hiện hoá đơn điện tử, nếu có vướng mắc, đề nghị các tổ chức, cá nhân liên hệ với cơ quan thuế địa phương để được hướng dẫn, hỗ trợ.
(Theo Tổng cục Thuế)
Từ khóa: Hóa đơn điện tử, Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính, khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử
